Heden ten dage wordt de wereld voor elk bedrijf en elke organisatie steeds groter. Immers, we krijgen met steeds meer partijen te maken door een toenemende globalisering. En hierdoor is het ook mogelijk onze markt te vergroten. Dat houdt in dat we ook steeds meer te maken krijgen met eisen en normen die door anderen op ons geprojecteerd worden. Denk maar eens aan het milieu. We moeten op deze manier met steeds meer zaken rekening houden.

Als het gaat om bestaansrecht dan zijn de financiën een grote drijfveer. De organisatie zelf, de geldverleners dan wel de aandeelhouders eisen van ons dat er een gezond bedrijf staat. Elke bank waarmee we zaken doen vraagt hetzelfde. Efficiency vraagt ons hoe we zaken dusdanig kunnen veranderen dat we met minder kosten dezelfde producten of diensten kunnen leveren. We streven immers naar zo groot mogelijke winsten of rendementen, of moeten met steeds kleinere budgetten ‘ons ding’ doen.

Echter, veranderingen die we doorvoeren in ons productieschema, of in ons dienstenpatroon, mogen niet ten koste gaan van de kwaliteit. Of het mag eigen personeel of de klanten niet nodeloos in gevaar brengen. 

En met deze twee termen, Kwaliteit en Veiligheid, komen we tot de benoeming van twee van de grootste drijfveren van een organisatie om constant te verbeteren. Deze cirkel van continue verandering wordt verder nog extra gemotiveerd doordat overheden en instanties als brancheverenigingen, natuurbeschermingsdiensten en klantenorganisaties en dergelijke, steeds vaker vragen of we kunnen aantonen dat we onze uiterste best doen om de benodigde kwaliteit te leveren. En of dat we kunnen aantonen dat we er alles aan doen om risico’s te vermijden, en daarmee de veiligheid van alle betrokkenen kunnen waarborgen.

Figuur 1.  De basisingrediënten voor een Totaal Management Systeem

Het voldoen aan specifieke normen op het gebied van kwaliteit en veiligheid betekent voor elke organisatie een berg werk. Er moet nogal wat gebeuren voordat je je bedrijf of organisatie op orde hebt, en let wel; aantoonbaar op orde hebt.

Het moet leiden tot een bewustzijn binnen de organisatie van hoog tot laag. Iedereen moet zich er van bewust zijn dat openheid voor eigen fouten, en inzicht in tekortkomingen heel normaal is. Het volgen van standaarden en het inzichtelijk hebben van risicomomenten moet heel gewoon zijn. En boven alles moet je kunnen aantonen wat je doet, en wat je gedaan hebt om tot verbeteringen te komen. 

Direct hierop aansluitend begint het hoofdstuk Risicomanagement steeds meer een eigen rol in te vullen. Niet langer louter gericht op het aspect veiligheid, maar ook op andere mogelijke belemmeringen dan wel gevaren die zich binnen een proces of project kunnen voordoen. In essentie is het hoofdstuk risicomanagement ook als eigen traject te bewandelen. Echter, ook deze vorm van management kent dezelfde basis ingrediënten als de hoofdstukken veiligheid management en kwaliteit management. 

Dit handboek heeft als doel inzicht te verschaffen in alle ingrediënten die een dergelijk traject met zich mee draagt. We leiden U door een woud van termen en standaarden. Als U op Uw eigen manier invulling geeft aan Uw organisatie aan de hand van de hoofdstukken zoals in dit handboek beschreven, dan leidt het tenminste tot een basis systeem dat werkbaar is. We volgen hier nadrukkelijk geen enkele vastgelegde norm, maar geven de basis weer die ten grondslag ligt aan elke norm. 

En U zult merken, dat wanneer U daadwerkelijk een specifieke norm wenst ter accreditatie, U reeds de nodige stappen gezet hebt om snel te komen tot dat certificaat. 

Tevens verstrekt dit handboek U de nodige tools in de vorm van vragenlijsten om U inzicht te geven waar Uw organisatie nu staat. Zo bent U in staat om een zogenaamde nulmeeting uit te voeren, maar ook kunt U tussentijds kijken wat de actuele stand van zaken is.

Deze vragenlijsten zijn per hoofdstuk afgestemd, zodat ze een bepaald onderdeel belichten.

De vragenlijsten kunnen zowel organisatiebreed ingezet worden, als wel per individuele afdeling of proces.

De uitslagen per onderdeel kunnen in totaal worden weergegeven in een zogenaamde grafiekvorm (webgrafiek) die U een duidelijk inzicht geeft in de huidige situatie.

Wij hopen dat dit handboek U op eenvoudige wijze zal helpen en U snel tot resultaten zal brengen

P.J. Franken