Risico Management stond op het programma toen ik vrijdag 15 september naar Stein toog.

Stein is zo’n beetje het thuishonk van de Stichting Kwaliteitskring Limburg waar ik ondertussen al weer zo’n zeven jaren met regelmaat naar toe rij.

De opening van een nieuw seizoen wil je normaliter nooit missen en vooral als Integraal Risico Management op het programma staat ben ik graag van de partij. Al snel blijkt dat het niet vanzelfsprekend is dat elke organisatie zich hier nadrukkelijk mee bezig houdt, laat staan in welke mate.

Zo bleef de bevestigende respons behoorlijk laag op de vraag welke organisatie een uitgewerkt risico profiel heeft. Overigens treedt al direct verwarring op ten aanzien van WAT Integraal Risico Management nu is. Het is absoluut geen equivalent van een RIE. Deze zogenaamde Risico Inventarisatie en Evaluatie is “slechts” een tool, een middel, als onderdeel van een IRM systeem.

Barbara Janssen-Solberg, werkzaam bij het Maastricht Universitair Medisch Centrum+, legt ons het parkoers uit dat haar ziekenhuis gevolgd heeft bij de invoering van een IRM. 

Direct wordt ook duidelijk dat risico management zich niet beperkt tot een of twee risico domeinen. Behalve de twee vaak genoemde gebieden als veiligheid en financiën zijn er natuurlijk nog meer te benoemen zoals imago, continuïteit, complience met wet- & regelgeving en dergelijke.  Het MUMC+ heeft gekozen voor 5 risicogebieden:

• Patiëntveiligheid

• Personeel

• Informatieveiligheid

• Facilitair

• Geld- en goederenstroom

Barbara benadrukt dat er eerst een duidelijk beleid moet zijn waar ruimte is voor bewustzijn van veiligheid. Er wordt ook gewerkt met een cultuurladder. De best practices worden met de organisatie gedeeld waarbij ook E-learning een belangrijke rol speelt. 

In heel het verhaal van Barbara blijkt dat commitment en cultuur belangrijke ingrediënten zijn om een dergelijk traject in te zetten. Het moet als het ware in de dna van de organisatie “groeien”, wil je succes hebben. Ook vanuit de input van de aanwezigen dat je vooral in stapjes moet werken. Leer van die resultaten om telkens een volgende stap te zetten. Als er al iets duidelijk wordt is wel het feit dat je nooit klaar bent, dat je altijd werkt vanuit verbeterpunten naar een nieuwe situatie.

Bart Bolwijn is een specialist vanuit de firma Infoland. Hij ondersteunt Barbara in haar uitspraak dat je vooral successen moet vieren. Hij gaat verder in op de wijze waarop een van de producten van Infoland vorm geeft aan de structuur van een Integraal Risico Management Systeem. Daarbij poneert hij enkele duidelijk stellingen ten aanzien van de structuur:

• Zorg er voor dat je 1 integraal aanspreekpunt hebt, noem het de portefeuille houder

• Deze Risico Manager moet de nodige bagage hebben. Dit is of één van de managers of iemand met de specifieke expertise in Risico Management

• Benoem eerst je risico domeinen, + eigenaren

• Benoem vervolgens de risico’s per domein, + eventueel de specifieke risico eigenaren.

• Let op bij het benoemen van een risico; het is geen oorzaak noch een gevolg

We krijgen ook nog een tweetal opdrachten van Bart. Als eerste moeten we een ERM Quick Scan omtrent onze eigen organisatie invullen. Het geeft je een zicht op de mate van invulling van een IRM en waar je staat als organisatie. Het moet gezegd dat veel van de aanwezige organisaties nog een behoorlijke weg te gaan hebben.

De volgende opdracht zet mij even op het verkeerde been. Bart vraagt wie er bekend is met de BowTie methodiek. Zijn uitspraak lijkt op een Japans woord dus schud ik ontkennend mijn hoofd. Maar als hij even later op de ‘Vlinderdas” methode duidt, valt mijn kwartje. Kwestie van klemtoon in een woord denk ik lachend bij mijzelf. Terecht dat Bart juist deze methode te berde brengt. Het is een relatief eenvoudige en vooral herkenbare methode om risico’s vast te stellen en bovendien verbetermaatregelen op te stellen. Hij wordt dan ook vaak en graag gebruikt bij het bedrijfsleven.

Even voor die mensen die er niet mee bekend zijn, via de volgende link kun je een duidelijke uitleg vinden in de vorm van een video:

  https://www.youtube.com/watch?v=P7Z6L7fjsi0 

Per tafel wordt vervolgens een scenario besproken volgens de BowTie methode. Het maakt direct duidelijk dat het een gemakkelijk hanteerbare methode is die snel inzicht biedt op risico’s en verbetermaatregelen.

Verder wijst Bart nog op de software applicaties die Infoland heeft die een vaak gebruikte middel zijn bij incident management, document beheer, risico management en nog meer. 

Hij noemt ook de site www.veiligheidsmanagement.nl  waar een mobiele app te downloaden is die je een eenvoudige manier biedt om incidenten, onveilige situaties en schades te melden.  Als je bovendien iProva hebt (van InfoLand) dan heb je voor alle gebruikers meteen een erg handige tool om vast te leggen en te managen.

Integraal Risico Management, het past perfect in heel de PDCA cyclus die wel in elke vorm van management systemen en methodieken benoemd wordt. Tevens maakt het elke vorm van organisatie bewust van de beren op de weg en zet het ons tot nadenken hoe te komen tot manieren om te voorkomen dan wel de impact zo klein mogelijk te houden. Het was weer een aangename en leervolle dag die me alleen nog maar meer sterkt in de mening dat Risico Management het hart vormt van elk hedendaags management systeem. Niet voor niets dat de nieuwe ISO 9001 norm hier nadrukkelijk meer aandacht voor heeft.

Nog een slotwoord van Bart Bolwijn:

'Beste SKL deelnemer,

Met plezier heb ik een bijdrage over Enterprise risicomanagement geleverd aan jullie SKL bijeenkomst op vrijdag 15 september jongstleden.
Opvallend was dat geen van jullie organisaties beschikt over een actueel risicoprofiel op organisatieniveau en niet bekend zijn met de bow-tie analyse zoals we die geoefend hebben.

Ik wil jullie bij deze bedanken voor de inzet en leuke reacties en zoals beloofd hierbij de sheet met de bow-tie om eventueel zelf te gebruiken.
Ook wil ik jullie wijzen op een webinar die wij zullen verzorgen op 24 oktober en 3 november. Je kunt je aanmelden (vanaf 29/9) via www.infoland.nl/skl.
Ten slotte komt er in het Financieel dagblad van 30 september een groot artikel ‘Door een integrale aanpak worden risico’s kansen’ van onze directeur Marieke Kessels.

Nogmaals dank voor de uitnodiging en de enthousiaste deelname. Ik wens jullie veel succes in jullie organisatie en bij SKL!

Met vriendelijke groet,

Bart Bolwijn
Business Consultant
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
06-12092028'