27 maart 2015, het was tijd voor de voorjaarsbijeenkomst van de Stichting Kwaliteit Limburg. Dat betekende weer vroeg op pad en de neus van de auto richting Stein te Limburg. Als vanouds ging de ontvangst gepaard met diverse vlaaien, koffie en thee.

De opbrengst was groot dit keer, ook zag ik diverse nieuwe gezichten; een teken dat het SKL leeft en zeker in een behoefte voorziet. De groep noopte dit keer dan ook dat het gezelschap in tweeën gedeeld werd, en dus waren er ook 2 sprekers.

ISO 9001:2015

Als sprekers waren uitgenodigd Fred Ortan en Arno Schilders. Zij zouden ons bijpraten over de komende ‘verversing’ van ISO 9001 en waar de voornaamste verschillen lagen.

Ik zat in de groep boven waar Arno het woord nam. Als eerste vroeg hij aan de groep wat de behoeften waren zodat hij kon kortsluiten of alles besproken en duidelijk was.

Vervolgens wees Arno op de nieuwe structuur van de norm. Eenduidigheid in managementsysteemnormen is leidend zodat in de toekomst betere afstemming en integratie mogelijk zijn tussen de verschillende managementsystemen zoals kwaliteit, arbo, milieu of veiligheid. Terecht maakt Arno de opmerking dat er eigenlijk sprake is van slechts één Business Management Systeem waarin je als bedrijf al je zaken ‘vangt’ waarbij je dus aan al die verschillende normen voldoet.

Tevens verwijst de nieuwe norm naar de High Level Structure. De High Level Structure (HLS) is het uitgangspunt voor de nieuwe normen voor ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001, de opvolger van OHSAS 18001. De HLS bestaat uit een hoofdstukindeling en een basistekst voor een managementsysteem die gelden voor alle ISO-managementsystemen. Doelstelling is dat het voor organisaties zo makkelijker wordt om managementsystemen voor bijvoorbeeld arbo, kwaliteit en milieu te integreren.

Tweede grote punt is dat de nieuwe vorm veel meer is georiënteerd op Risico Management. Het analyseren  en beoordelen van kansen en bedreigingen is een substantieel deel binnen elk bedrijfsproces.

Een proces zet input om in output.

Bij kwaliteitsmanagement kun je het volgende stellen:

• Correctie                                weghalen ongewenst gevolg
• Correctieve actie                    weghalen ongewenst gevolg
• Corrigerende maatregel         weghalen oorzaak tekortkoming (voorkomen herhaling)
• Preventieve maatregel            weghalen oorzaak potentiéle tekortkomingen                                                          (voorkomen – zie hfdst. 8.5.3)

Preventieve maatregelen komt te vervallen in de nieuwe norm, dit verwordt tot Risico Management; het omgaan met kansen en bedreigingen.

Arno geeft de volgende definitie aan Risico: effect van onzekerheid op gewenste / verwachte resultaat.

Hierbij wordt gesteld dat Risk Based Auditing weliswaar geen eis is, maar dat het wel verstandig is om dit te gebruiken als één van de uitgangspunten bij het auditen. Er wordt een nadruk gelegd op Risk Based Thinking.

Arno geeft vervolgens een voorbeeld van een proces aan en de aanvliegroute tot auditen. In dit voorbeeld gaat hij in op wat er vanuit de groep belangrijk gevonden wordt. Op deze wijze tracht hij ons te laten inzoomen op wat echt berlangrijk is.

Mijns inziens gaat hij aan één ding voorbij: Wie zijn de stakeholders en wat zijn de doelstellingen voor de uit te voeren audit!

Ik geef als voorbeeld om bij een audit op in te zoemen bij de stroomvoorziening van het apparaat en en zaken als het aanwezig zijn van een keurings- / onderhoudssticker. Dit wordt door Arno als onbelangrijk beoordeeld.

Hierbij gaat hij voorbij aan wat er bij voorbeeld in omgevingen als het ziekenhuis speelt. Tijdens onze laatste NIAZ keuring werd er door de auditors behoorlijk opgelet op de aanwezigheids van stickers die het laatste onderhoud of de laatste keuring aantoonden. Vooral in het kader van het Medisch Convenant Medische Hulpmiddelen is dit een belangrijk item. De aantoonbaarheid van keuringen en gedegen onderhoud speelt een belangrijke rol in het borgen van veiligheid en continuíteit. Voorts geldt bij ons in het ziekenhuis dat elk elektrisch apparaat via de technische dienst binnenkomt, waarbij er eerst een NEN 3140 keuring plaatsvindt + de vereiste registratie. Zulks om te voorkomen dat men zelf ‘zo maar’ apparatuur aanschaft die later voor problemen zou kunnen zorgen (tot kortsluiting met als gevolg brand aan toe).

Vanuit de groep wordt aangegeven dat het niet aan de auditors is om te bepalen wat de belangrijke (of desgesteld risicovolle) delen van een proces zijn die de speciale aandacht van een audit behoeven. Dat is juist een stuk dat afgestemd wordt in gesprek met de mensen van het werkproces dat geaudit wordt, of wel de proceseigenaar.

Arno bevestigt dit wel, maar stelt dat de auditor toch een leidende rol hierin heeft; het is dus een samenspel tussen auditor, proceseigenaar en deelnemers in het proces dat bepalend is waar de audit op inzoomt.

Een andere opmerking vanuit de groep luidt:”De basis is de mens! Geef de mens het vertrouwen en verzandt niet teveel in allerlei regeltjes en bepalingen.”

Dat wordt door Arno alleen maar beaamd. “Wij hebben een methode, de RASCI methode, waarbij processen inzichtelijk gemaakt worden op het gebied van verantwoordelijkheden, takenpakketten, rekenschapmomenten en organisatorische relates zonder dat er ellenlange handboeken ontstaan. Een proces moet eigenlijk op 1 A-4tje beschreven kunnen worden.”

Dat brengt hem tevens op de volgende vergelijking tussen twee organisatiemodellen:

• Rijnlandse model
• Angelsaksische model

Rijnlands Model                                                      Angelsaksische Model

-          Vakmanschap                                                - Command & Control

-          Vertrouwen                                                   - Hierarchie

-          Verbinding (weten onderlinge verbanden)   - Macht

Het Angelsaksische Model (met name vanuit Amerika) heeft als direct gevolg dat er angst en wantrouwen heerst. Daarom komt men juist met allerlei regeltjes. Het is mooi om te zien dat de nieuwe ISO 9001 norm opschuift naar het Rijnlandse Model waarbij er juist een voorkeur is om processen vanuit principes in te richten, en niet volgens en vanuit allerlei regeltjes. Het wordt ook beaamd vanuit de groep dat men geen lijvige boekwerken wil omdat het geheel wel overzichtelijk moet blijven.

Het is mooi hoe Arno de groep uitdaagt om ideeën en gedachten te spuien. De oefeningen die hij voor ogen had worden dan ook helemaal niet toegepast omdat er al voldoende interactie is. Voor een aantal mensen zal de vernieuwde norm weinig aanpassingen behoeven in de huidige systemen. Maar vooral het gedachtengoed om vanuit de risico gedachte aan de slag te gaan zal wellicht een behoorlijke omschakeling bij een aantal organisaties betekenen. Het is immers niet vanzelfsprekend dat men denkt en handelt vanuit de kansen en bedreigingen die op je organisatie af komen.

Het is al rap weer na vijven en de middag wordt afgerond. Het is tijd voor de netwerkborrel. Zelf neem ik afscheid. Ik moet nog een behoorlijk stuk rijden en ik zit na te denken of dat ik mijn verjaardag nog meer invulling geef dan ‘alleen’ de SKL bijeenkomst. Als ik iets na zevenen in de avond thuiskom bedenk ik dat de bank wel voldoende is voor vandaag. Het was een nuttige dag daar in het Limburgse.